Innsikt 6 råd til hvordan gi en oppsigelse

For mange ledere kan et drøftelsesmøte være forbundet med bekymringer. Man skal overlevere budskapet om en oppsigelse.

Hvordan leverer jeg budskapet om en oppsigelse, og hvordan skal samtalen gjennomføres?
Hvordan forteller jeg min medarbeider, at det er en oppsigelse?
Hvordan skal jeg forholde meg til oppsigelsen, hvis jeg faktisk ikke er enig i ledelsens beslutning?
Hva skal jeg si hvis medarbeideren blir sint?

Her får du 6 gode råd til hvordan du kan håndtere den vanskelige samtalen til et drøftelsesmøte og gi en oppsigelse

1. Vær tydelig og presis om at det gjelder en oppsigelse

Det er viktig, at du som leder meddeler budskapet om oppsigelsen klart og tydelig for medarbeideren. Det må ikke oppstå tvil om hva budskapet er.

Beskjeden bør komme tidlig i samtalen – den oppsagte skal i løpet av de første få minutter introduseres for hovedbudskapet, en mulig oppsigelse. 

2. Planlegg samtalens forløp

Før oppsigelsessamtalen bør du som leder forberede deg på hvordan du vil styre samtalen. Mange finner det nyttig å skrive ned innledningen, så samtalen får en god start. Her følger et forslag til struktur på samtalen:

• Innledning
• Bakgrunn for oppsigelsen
  
• Budskapet
  
• Den skriftlige oppsigelsen
  
• Begrunnelse
  
• Vilkår
  
• Outplacement - karriererådgivning
  
• Praktiske opplysninger
  
• Neste skritt

3. Gi plass til reaksjonen

En oppsigelse er en vanskelig å motta for de fleste medarbeidere. Derfor må du som leder forvente at det kommer en reaksjon på budskapet. Mennesker reagerer ulikt på en oppsigelse. For mange oppleves budskapet som et sjokk, selv om det har vært kommunisert at større endringer vil skje i virksomheten.  Gråt, sinne eller stillhet er noen av de vanligste reaksjonene.

Du som leder kan forberede deg på å huske – og våge – å gi plass til reaksjonen. Ta pauser i samtalen og unngå å snakke fort for å dekke over det som kan føles som ubehagelig stillhet. Gi i stedet den oppsagte medarbeideren tid til å reagere.

Selv om det kan være krevende, er det viktig å forsøke å holde fast ved det profesjonelle forholdet – lytt til reaksjonen, men trekk deg litt tilbake og la medarbeideren håndtere situasjonen selv.

Hvis den oppsagte reagerer med sinne, er det viktig å unngå å kommentere på reaksjonen, men heller lytte – ellers risikerer du at det ender i en diskusjon.

• Hvordan planlegge en nedbemanning? AS3 Transition hjelper din virksomhet med en god prosess. 

 4. Hold deg til hovedbudskapet

Ved oppsigelser, som er begrunnet i virksomhetens forhold – for eksempel økonomiske endringer – er et godt råd å holde seg til det planlagte budskapet.

Hvis du på forhånd har planlagt kun å levere budskapet om oppsigelsen og begrunnelsen, så er det viktig at du under selve samtalen ikke begynner å utdype hvorfor medarbeideren er blitt oppsagt – hold deg til det forberedte budskapet.

Den oppsagte vil kunne ønske mer informasjon om hvorfor oppsigelsen rammet ham/henne, Ved å utdype begrunnelsen uten å ha planlagt det på forhånd, kan du lett komme til å si noe, som ikke er hensiktsmessig og dermed sende feil signaler. Det kan gjøre den vanskelige samtalen enda vanskeligere, for både deg som leder og for medarbeideren.

I stedet er det viktig å stå fast på budskapet – gjenta det, hvis medarbeideren spør om en utdypende forklaring. Det viser samtidig den oppsagte at beslutningen ikke er mulig å endre.

5. Hold drøftelsessamtalen profesjonell

Hvordan skal jeg levere budskapet? Hvor profesjonell eller privat skal jeg være? Det er spørsmål som mange ledere stiller seg selv før en skal formidle en oppsigelse.

Vi har 3 forskjellige nivåer å kommunisere med hverandre på:

• Professionelt
• Personlig
• Privat

Selv om det på de fleste arbeidsplasser er rom for både personlige og private samtaler kollegaer imellom, så skal de to nivåer holdes adskilt i et drøftelsesmøte. Denne vanskelige samtalen blir mest verdig, når den holdes på et profesjonelt plan.

6. Avslutt drøftelsessamtalen ordentlig

Det er viktig at du tar styringen når samtalen skal avsluttes. Vær tydelig i markeringen av at nå er samtalen over, så medarbeideren ikke er i tvil.

Oppsagte medarbeidere reagerer som sagt veldig forskjellig på nyheten, og derfor er det en god idé, at du spør medarbeideren, hva han eller hun ønsker etter samtalen. Vil han/hun helst direkte hjem eller ut og snakke med kollegaene?

Kanskje har den oppsagte medarbeideren et ønske om å sitte noen minutter for seg selv. Det kan også være en god idé å spørre hvordan medarbeideren kommer hjem, og om der er noen der når han eller hun kommer hjem.