Lav skåre på ledelse og samarbeid

Det kan være utfordrende å håndtere en lav skåre på ledelse og samarbeid i teamet eller avdelingen. Her er organisasjonspsykologens 5-trinns guide til hvordan håndtere lave skårer.

01: Forberedelse før møtet

Ta deg tid til å fordøye resultatene på undersøkelsen. Kanskje er noe lavere enn forventet. Du bør unngå å haste deg inn i en dialog med dine medarbeidere, spesielt dersom du kjenner at resultatene vekker sterke følelser i deg.

Gjennomgå spørsmålene knyttet til vurderingen av deg selv som leder og vurder hvor du ser behovet for å utvikle din egen lederatferd og samarbeid med dine medarbeidere:

  1. Lederen min lytter til meningene mine.

  2. De fleste opplevelsene jeg har med lederen min er positive

  3. Lederen min behandler meg generelt på en passende måte

  4. Lederen min interesserer seg for meg som person

Det kan også være verdifullt å diskutere resultatene med en HR-representant eller en lederkollega du kan betro deg til. 

I noen situasjoner kan slike tilbakemeldinger være vanskelig å akseptere, og i slike tilfeller kan det være verdifullt å få veiledning fra en ledelseskonsulent eller coach som kan hjelpe deg med tolkningene.

Spørsmål du kan stille deg selv

  • Hva er ditt samlede inntrykk av resultatene?
  • På hvilke områder blir din innsats som leder verdsatt?
  • Hvor er det muligheter for forbedringer?
  • Er det variasjon i svarene fra deltakerne? 
  • Er det noe i resultatene som du ikke umiddelbart forstår?
  • Hvilke deler av resultatene trenger du andres tolkninger og utdypninger på?
  • Er det noen av resultatene du har behov for å formidle din egen tolkning på overfor dine medarbeidere?

02: Etablering av gode rammer

Det er viktig å etablere rammer for en konstruktiv prosess. En lav skåre kan skape usikkerhet – både for deg og dine medarbeidere som kan være usikre på om og hvordan de skal formulere sine tilbakemeldinger og forventninger til deg som leder. Nedenfor finner du retningslinjer som du og dine medarbeidere kan ha nytte av å følge i prosessen. Skap forutsigbarhet ved å informere om hva dine medarbeidere kan forvente av deg og hva du forventer av dem i prosessen.

Retningslinjer for deg som leder

  • Spør aldri enkeltpersoner om hvordan de vurderte deg

  • Lytt til hva dine medarbeidere sier – uten å avbryte

  • Still spørsmål til gruppen som helhet, ikke til enkeltpersoner

  • Husk at deltakelse i dialogen er frivillig

  • Avstå fra å utfordre dine medarbeidere, selv om du føler deg misforstått

  • Forsøk å ikke forsvare deg, men aksepter forskjellige uttalelser som ærlige og konstruktive tilbakemeldinger

Retningslinjer for medarbeidere

  • Vær ærlig og konstruktiv

  • Unngå å diskutere hvem som ga hvilke svar

  • Respekter at vi kan oppfatte ting ulikt

  • Foreslå gjerne konkrete endringer

  • Unngå å komme med beskyldninger om fortids hendelser – formuler i stedet ønsker for fremtiden

  • Avstå fra å spekulere i andres meninger

  • Diskuter også hva medarbeiderne kan ta ansvar for når det gjelder å forbedre samarbeidet med ledelsen

03: Presentasjon av resultatene

Når du presenterer resultatene fra trivselsundersøkelsen, husk at det også er viktig å fremheve de positive sidene, selv om fokuset for øyeblikket er rettet mot områder med lavere poengsummer.

Hvis du synes det er utfordrende å presentere resultatene selv, kan du be en HR-representant om å gjøre det.

Du kan signalisere at:

  • Du hadde håpet på andre resultater fra undersøkelsen.
  • Du hadde forventninger om at visse områder ville ha lavere poeng.
  • Du er åpen for å lytte til dine medarbeideres forslag til hvordan samarbeidet kan forbedres.

04: Deltakelse fra medarbeidere

Det er avgjørende å involvere dine medarbeidere i analysen av resultatene. Dette gjelder kanskje særlig ved lave skårer innen ledelse og samarbeid, da det nettopp gir deg en mulighet til å samle innspill til hva du kan gjøre for å forbedre samarbeidet.

Det er viktig at du sørger for å gi medarbeiderne muligheten til å stille spørsmål om resultatene mens du går gjennom dem. Vær oppmerksom på at noen kan føle seg tilbøyelige til å dele hva de har svart, spesielt dersom svarene deres avviker fra flertallet. Dette er imidlertid ikke formålet med møtet.

Vurder nøye hvordan du legger til rette for dialogen og åpne opp for medarbeidernes tilbakemeldinger og forslag. Det er lite sannsynlig at mange åpent vil kritisere sin leder i en slik setting.

For å forhindre at maktforholdet mellom leder og medarbeider hindrer en åpen og ærlig dialog, kan du dele deltakerne inn i grupper der de deler ideer og forslag til tiltak på post-it-lapper. På denne måten unngår du at enkeltpersoner føler seg eksponert. Be dem om å formulere ett forslag per lapp og understrek at forslaget bør være så konkret som mulig.

Be dem om å komme med forslag til hva de ønsker at du bør:

  • gjøre mer av (grønn lapp)
  • gjøre mindre av (blå lapp)
  • begynne å gjøre (rosa lapp)
  • fortsette å gjøre (oransje lapp)

Spør også hva de selv kan gjøre for å bidra til suksessen.

Et eksempel kan være at de foreslår at du bør være mer synlig:

  • Hva betyr det i daglig praksis?
  • Hvor og når vil de gjerne se mer av deg?
  • Kan de gi et eksempel på hvordan det ville se ut i deres daglige rutiner dersom du er mer synlig?

05: Enighet om konkrete tiltak

Når medarbeidere presenterer sine forslag, vær oppmerksom og lytt nøye. Ha følgende i tankene:

  • Hva er hyggelig å høre?
  • Hva overrasker deg?
  • Hva kan du endre/iverksette umiddelbart, og hva ønsker du å forplikte deg til?
  • Hva krever at du tenker mer og muligens rådfører deg med andre?
  • Er det forhold og begrensninger som du ikke kan eller ikke vil endre?
  • Hvordan vil du forklare dette?
  • Hva trenger du fra dine ansatte for å lykkes med samarbeidet?

Husk å takke dem for deres bidrag og åpenhet.

Hvis det er mange forslag, kan det være en god idé å be ansatte om å prioritere det som vil utgjøre den største forskjellen. Det er bedre med færre, men viktige fokuspunkter enn for mange som du ikke vil kunne følge opp.

Si tydelig hva du forplikter deg til å gjøre/endre nå, og hva du kanskje vil se på igjen senere. Forklar også hvordan du vil følge opp og sørge for at tiltakene har ønsket effekt.

Du kan samle tiltakene i en skriftlig handlingsplan, som du kan sende til de ansatte etterpå.

Mer inspirasjon

Trenger du bistand innen ledelse?

Konsultasjon med en AS3-ledelseskonsulent er inkludert i ditt bedriftsabonnement på trivselsundersøkelsen EVI.

Skriv direkte til Trivselsraadgiver@as3.dk - så ringer vi deg.

kontakt oss